チームの雰囲気が悪い。本音を引き出す1on1のコツとは？【プロが解説】
チームの雰囲気が悪いと、仕事の効率やメンバーのモチベーションに影響を与えることがあります。
1on1ミーティングは、チームの雰囲気を改善するために非常に有効な手段です。
しかし、1on1で本音を引き出すことは簡単ではありません。
ここでは、プロが推奨する本音を引き出すための1on1のコツを紹介します。
まずは信頼関係を築く
信頼関係を築くことは、本音を引き出すための最も重要なステップです。
メンバーが上司に対して信頼感を持っていないと、1on1で本音を話すことは難しくなります。
信頼関係を築くためには、日常的なコミュニケーションを大切にし、メンバーに対して関心を持つ姿勢を示しましょう。
共感と理解を示す
部下の話に対して共感を示し、「あなたの気持ちは理解しているよ」という態度を取ることが大切です。
これにより、メンバーは自分の気持ちを安心して表現できるようになります。
信頼関係が強まることで、メンバーが感じている不安や悩みを正直に話すようになり、隠れた問題の早期発見にもつながります。
小さな成果を認める
メンバーが日々の業務で達成した小さな成果を認め、褒めることも信頼関係の構築に繋がります。
成果を認められると、メンバーは「自分は評価されている」と感じ、より本音を話しやすくなります。
例えば、特に目立たない仕事でも「いつも細かいところまで気を配ってくれてありがとう」と感謝の言葉をかけることが大切です。
オープンな質問を心がける
オープンな質問をすることで、メンバーが自由に話せる環境を作ることができます。
「どう思う？」「最近どう感じている？」といった質問は、イエス・ノーで答えられないため、相手が自分の考えをじっくりと話す機会を提供します。
また、具体的な状況に基づいた質問をすることで、メンバーが答えやすくなることもあります。
なぜを掘り下げる
「なぜそう感じたの？」と、相手の発言に対して理由を尋ねることで、より深い本音を引き出すことができます。
理由を尋ねることで、相手の背景や本質的な問題を理解することができます。
この「なぜ」を繰り返し尋ねることで、問題の核心に迫り、隠れたニーズや課題を引き出すことができます。
話を広げるための質問
「他に何か気になることはある？」といった質問で、話を広げることも重要です。
メンバーが気軽に話せる雰囲気を作り、隠れた問題や課題を引き出すことができます。
また、「もし今の状況を変えることができるとしたら、どうしたい？」といった質問を投げかけることで、より具体的なアイデアや意見を引き出すことができます。
フィードバックの伝え方を工夫する
フィードバックはポジティブに、具体的に伝えることがポイントです。
ただし、改善点を伝える際には、相手が前向きに受け止められるよう工夫が必要です。
サンドイッチ方式を活用する
ポジティブなフィードバックで挟む「サンドイッチ方式」を使うことで、相手に受け入れやすい形で改善点を伝えることができます。
例えば、「最近のプロジェクトの進め方は素晴らしかったね。ただ、次回はもう少しスケジュール管理に注意するともっと良くなるよ。これからも頑張ってね。」といった形です。
サンドイッチ方式を使うことで、相手が自信を持ちつつも改善に向けて努力しやすくなります。
具体的な行動を示す
「改善してほしい」と感じる点については、具体的な行動を示しましょう。
「どうすれば良いか」が明確であれば、メンバーも前向きに改善に取り組むことができます。
例えば、「報告の頻度を増やしてほしい」ではなく、「週に一度、進捗をメールで共有してほしい」という具体的なリクエストを伝えることで、メンバーが迷わずに行動に移せます。
フィードバックを受け入れる環境を作る
1on1は、上司から部下へのフィードバックだけでなく、部下から上司へのフィードバックの場でもあります。
メンバーが上司に対して意見を言いやすい環境を作ることが、チーム全体の雰囲気を改善するために重要です。
フィードバックを歓迎する態度
「どんなことでも教えてほしい」といった態度を示し、メンバーからのフィードバックを歓迎する姿勢を持つことが大切です。
上司がフィードバックを素直に受け止めることで、メンバーも安心して本音を話せるようになります。
これにより、メンバーは感じている問題点や改善提案を率直に述べることができ、チーム全体の成長に繋がります。
具体的なアクションを取る
メンバーからのフィードバックを受けて、具体的な改善策を取ることが重要です。
フィードバックに基づいた行動を示すことで、メンバーは「自分の意見が反映されている」と感じ、より率直に話せるようになります。
例えば、メンバーから「会議の頻度を減らしてほしい」と言われた場合、実際に会議の頻度を見直し、改善を図ることで、メンバーの信頼を得ることができます。
感謝の気持ちを伝える
1on1の最後には、必ず感謝の気持ちを伝えましょう。
メンバーが時間を割いて本音を話してくれたことに対する感謝を示すことで、次回の1on1でも率直な意見を引き出しやすくなります。
感謝の具体例
「今日は色々と話してくれてありがとう。あなたの意見がとても参考になったよ。」といった形で、感謝の気持ちを具体的に伝えることが大切です。
感謝を伝えることで、メンバーとの信頼関係がさらに強まります。
感謝の気持ちは、メンバーのモチベーションを高め、次回も積極的に話をしてくれるきっかけとなります。
1on1の頻度とタイミングを見直す
1on1の頻度やタイミングを見直すことも重要です。
メンバーによっては、毎週の1on1が負担に感じることもあれば、逆に月1回では不足と感じることもあります。
それぞれのメンバーに合わせた頻度で1on1を行うことで、より効果的なコミュニケーションが可能になります。
適切な頻度を設定する
メンバーとの1on1の頻度は、業務内容や個々のニーズに応じて調整することが必要です。
例えば、新しいプロジェクトが始まったばかりの場合は週1回の1on1が適しているかもしれませんが、業務が落ち着いている時期であれば月1回で十分なこともあります。
メンバーの意見を聞きながら、最適な頻度を見つけていきましょう。
柔軟なタイミングを取り入れる
1on1のタイミングについても、メンバーの都合を考慮することが大切です。
「忙しい時期だから今日は短めにしよう」といった柔軟な対応を取ることで、メンバーの負担を減らし、より効果的な1on1を実施できます。
メンバーのコンディションや状況に応じて調整することが、良いコミュニケーションの鍵です。
まとめ：チームの雰囲気が悪い。本音を引き出す1on1のコツとは？【プロが解説】
チームの雰囲気が悪い場合、本音を引き出す1on1ミーティングが非常に効果的です。
信頼関係を築き、オープンな質問を行い、フィードバックを工夫することで、メンバーが安心して本音を話せる環境を作ることができます。
また、メンバーからのフィードバックを受け入れ、感謝の気持ちを伝えることも重要です。
これらのコツを実践することで、チームの雰囲気を改善し、全員が働きやすい環境を作りましょう。
1on1を通じてメンバーの本音を引き出し、信頼関係を深めることで、チーム全体の生産性やモチベーションが向上します。
ぜひ、今回紹介したコツを活かして、より良い1on1を実施してみてください。
効果的な1on1を続けることで、チーム全体が一丸となり、共通の目標に向かって進むことができるようになります。
