コールセンターの職務経歴書の書き方｜構成と例文・注意点を解説

「職務経歴書って、そもそも必要なの？」
「書くほどの実績がないと感じてしまう…」
「未経験だと何を書けばいいの？」

コールセンターに応募しようとしたとき、職務経歴書に何を書けばよいのかわからず、手が止まってしまう方は少なくありません。

華々しい実績がないから書くことがない、と感じてしまうのも自然なことだと思います。

ただ、実際に採用する側から見ると、求められているのは立派な実績ではなく、日々の業務を具体的に説明できることのほうです。

この記事では、コールセンターの立ち上げと採用に関わってきた経験から、職務経歴書の構成と書き方をお伝えします。

コールセンターの職務経歴書は必要か

まずは、そもそも職務経歴書が必要なのかというところから確認していきましょう。

求人によっては職務経歴書がいらない場合もある

意外に思われるかもしれませんが、オペレーターの求人では職務経歴書を求められないことが少なくありません。

なぜなら未経験者を前提とした採用が多く、履歴書と面接だけで判断する現場も少なくないからです。

とくにアルバイトやパートの募集では、応募のハードルを下げるため、提出書類を最小限にしている企業もあります。

ですから、職務経歴書がないことを理由に応募をあきらめる必要は、まったくありません。

まずは求人票の応募書類の欄をよく読み、本当に必要なのかどうかを確かめるところから始めましょう。

求人によっては職務経歴書が不要な場合もあるため、まず募集要項を確認することが最初の一歩になります。

職務経歴書を用意すると有利になる場面

一方で正社員や契約社員、管理者候補の求人では、職務経歴書の提出を求められることがほとんどです。

なぜなら、任せる範囲が広くなるほど、これまで何をどこまで担当してきたのかを、書面で確認したいと考えるからです。

また、提出が任意とされている場合でも、用意しておくと準備の丁寧さが伝わり、面接での話も進めやすくなります。

面接官は限られた時間のなかで質問を組み立てるため、書面があるとそこを起点に話を広げてくれます。

必須でなくても手元に一枚あるだけで、当日の受け答えがずいぶん楽になるはずです。

正社員や管理者候補では提出が前提になるうえ、任意の場合でも面接の助けになってくれるのが職務経歴書です。

コールセンターの職務経歴書の基本構成

続いて、実際に書く際の構成と、全体の分量の目安を確認しておきましょう。

職務経歴書に載せる項目と順番

職務経歴書には決まった様式がないため、読み手が追いやすい順番で並べることが大切です。

一般的には、全体をまとめた職務要約から始め、職務経歴、活かせるスキル、保有資格、自己PRと続ける流れが読みやすい形です。

項目	書く内容
職務要約	経験年数と担当業務を三行程度でまとめたもの
職務経歴	会社名と在籍期間、担当業務と具体的な実績
活かせるスキル	応募先の業務で使える能力を三つほど
保有資格	取得した資格と取得年月
自己PR	強みと、それを裏づける具体的な出来事

採用担当者は多くの書類に目を通すので、上から順に読むだけで人物像がつかめる構成が親切です。

決まった様式がないからこそ、読み手が上から順に理解できる並びにすることが重要になります。

分量はA4で一枚から二枚に収める

分量については、A4用紙で一枚から二枚に収めるのが一般的な目安とされています。

なぜなら書類選考にかけられる時間は短く、長すぎると要点が伝わらないまま読み飛ばされるからです。

経験が一社や二社なら一枚、複数社にわたる場合でも二枚に収まるよう取捨選択しましょう。

すべてを書き切ろうとせず、応募先に関係する経験を厚くして、それ以外は簡潔にまとめましょう。

書き終えたら一度印刷し、離れた位置から眺めると、詰まりすぎていないか判断しやすくなります。

分量はA4で一枚から二枚に収め、応募先に関係する経験を厚く書くのが基本です。

職務要約の書き方

続いて、採用担当者が最初に目を通す職務要約について見ていきます。

職務要約は経験年数と担当業務を先に置く

職務要約は冒頭に置かれるため、ここで人物像が伝わるかが、その後の読まれ方を左右します。

まず経験年数と担当業務を示し、そのうえで得意としてきたことを一言添える形が伝わりやすくなります。

たとえば、通信会社で三年間インバウンド業務を担当し、直近の一年は新人指導も兼任していた、といった書き方になります。

長々と説明する必要はなく、三行から四行で全体像がつかめれば十分です。

細かい実績まで書くと後の職務経歴と重複するため、あくまで概要にとどめましょう。

職務要約では経験年数と担当業務を先に置き、三行程度で全体像を伝えることが大切になります。

未経験から応募するときの職務要約

コールセンターが未経験なら、これまでの仕事から電話や対人の要素がある経験を選んで書きましょう。

なぜなら応対に必要な力は、接客や受付、電話の取り次ぎといった業務でも十分に育っているからです。

たとえば飲食店での接客であれば、混雑した時間帯に複数の要望を聞き分けて対応した経験は、そのまま強みとして書けます。

パソコンを使った入力や書類作成の経験があれば、それも実務に直結するため、あわせて触れておくと伝わりやすくなります。

未経験という言葉を前に出しすぎず、これまでの経験がどうつながるのかを自分の言葉で説明することを意識しましょう。

未経験なら接客や電話取り次ぎなど、これまでの経験との共通点を探して書くのが有効です。

職務経歴で実績を数字にする

続いて、書類のなかでもっとも読み込まれる、職務経歴の部分を見ていきましょう。

数字で示せる項目を選んで書く

職務経歴では、担当した業務を並べるだけでなく、規模や量が伝わる数字を添えると説得力がまったく変わってきます。

なぜなら、一日五十件の応対と、一日十件の応対とでは、求められる処理の速さも集中力もまるで違うからです。

数字にできること	書き方の例
応対の件数	一日平均で何件の入電に対応していたか
担当した期間	その業務を何年何か月担当していたか
指導した人数	新人を何名受け持って育成したか
チームの規模	何名のチームで働いていたか

数字を出すときは、実際の記録に基づいた範囲で書くことが大前提であり、大きく見せようとして盛るのは避けましょう。

面接では必ず掘り下げて質問されるため、根拠を説明できない数字は、かえって信頼を損なう結果になってしまいます。

件数や人数を実際の記録の範囲で示すことが、経験を正しく伝えるいちばんの方法になります。

数字が出せないときの書き方

とはいえ、勤務先によっては件数を把握していなかったり、数字を外部に出せない場合もあるはずです。

そのようなときは無理に数字を作らず、担当した業務の範囲と、そこで工夫したことを具体的に書けば十分に伝わります。

たとえば、よく聞かれる質問をまとめた一覧を自分で作り、チーム内で共有して確認の手間を減らした、といった内容です。

大きな成果である必要はなく、日々の業務のなかで自分なりに考えて動いた場面を、ひとつ選んで書けば構いません。

採用する側が知りたいのは、華々しい実績よりも、目の前の仕事にどう向き合ってきたかという姿勢のほうです。

数字が出せないときは、担当範囲と自分なりに工夫した場面を具体的に書けば十分に伝わるものです。

職務経歴書で伝えるスキル

続いて、活かせるスキルの欄をどう書けばよいのかを整理していきます。

傾聴や共感というスキルを行動に置き換える

スキルの欄で気をつけたいのが、傾聴力や共感力といった言葉を、そのまま並べても伝わらないという点です。

なぜなら、こうした言葉は誰でも書けてしまうため、それだけでは他の応募者との違いが見えてこないからです。

そこで、その力をどんな行動で示してきたのかを、具体的な場面とセットで書くようにしましょう。

たとえば傾聴力であれば、相手が話し終えるまで口を挟まず、要点を復唱してから回答するようにしていた、という書き方になります。

抽象的な言葉を具体的な行動に置き換えるだけで、読み手はその人が働く様子を思い浮かべられるようになります。

傾聴力や共感力は言葉のまま書かず、どんな行動をしてきたのかに置き換えることが必要です。

応募先に合わせて並べ替える

もうひとつ意識したいのが、応募先が求めているものに合わせて、書く順番を入れ替えるという工夫です。

なぜなら、同じコールセンターでも、丁寧さを重視する窓口と、処理の速さを重視する窓口とでは、評価される力が違うからです。

求人票に書かれている業務内容や求める人物像を読み込み、そこに近い経験を上のほうに配置しましょう。

書く内容そのものを変える必要はなく、順番と分量を調整するだけでも、印象はずいぶん変わってきます。

複数社に応募する場合でも、この並べ替えだけは応募先ごとに行っておくと、通過率に差が出てきます。

求人票をよく読み、求められている経験を上に配置するだけでも印象は大きく変わるのです。

職務経歴書でやりがちな失敗

最後に、実際の書類でよく見かける失敗と、その避け方を確認しておきましょう。

職務経歴が業務の羅列で終わってしまう

もっとも多い失敗が、担当した業務を箇条書きで並べただけで終わってしまうというものです。

なぜなら、業務内容だけを見ても、その人がどう働いていたのかまでは読み取れないからです。

問い合わせ対応、クレーム対応、データ入力と並べても、同じ職種の応募者とまったく同じ書類になってしまいます。

そこで、それぞれの業務について、どんな工夫をしたのか、どんな結果につながったのかを一言添えてみましょう。

一行加えるだけで、業務の一覧が、その人らしさの伝わる経歴に変わっていきます。

業務を並べるだけで終わらせず、工夫した点や結果を一言添えることで人物像が伝わるようになります。

前職の情報の扱いに注意する

見落とされがちですが、前職で知り得た情報の扱いには十分に注意する必要があります。

なぜなら、顧客の個人情報や、社外に出していない売上の数字などは、書類であっても記載してはいけないからです。

規模を伝えたい場合は、大手通信会社のコールセンターといった形で、特定できない書き方に置き換えましょう。

また、退職理由を書く欄があっても、前の職場への不満をそのまま書くのは避けたほうが賢明です。

守秘義務への意識があるかどうかは、顧客情報を扱うこの仕事において、それ自体が評価される要素になります。

顧客情報や社外秘の数字は書かず、特定できない表現に置き換えることが守秘の基本です。

コールセンターの職務経歴書に関するよくある質問

コールセンターの応募に職務経歴書は必須ですか？

オペレーターの求人では不要とされている場合も少なくないため、まずは募集要項の応募書類の欄を確認してみましょう。

未経験でも職務経歴書は書けますか？

はい、接客や電話の取り次ぎなど、関連する経験を選んで書けば大丈夫です。

パソコンを使った業務の経験があれば、それもあわせて書いておきましょう。

職務経歴書は何枚くらいが適切ですか？

A4用紙で一枚から二枚に収めるのが一般的な目安であり、長すぎると要点が伝わりにくくなってしまいます。

実績の数字がわからないときはどうしますか？

無理に数字を作らず、担当した範囲と工夫した点を書きましょう。

根拠を説明できない数字を書いてしまうと、面接でかえって不利になります。

アルバイトの経験も書いてよいですか？

はい、業務内容が応募先に関係するのであれば十分に書く価値があり、期間と担当業務を、正社員の経歴と同じ形で記載しましょう。

前職の顧客名や売上は書いてもよいですか？

いいえ、顧客情報や社外秘の数字を書いてはいけないため、大手通信会社などと、特定できない表現に置き換えましょう。

手書きとパソコンのどちらで作りますか？

職務経歴書はパソコンで作成するのが一般的なので、読みやすさを優先し、体裁を整えたうえで提出しましょう。

まとめ：具体的に書ければ実績の大きさは問われない

コールセンターの職務経歴書は、オペレーターの求人であれば不要とされることもあります。

ですから、まずは募集要項を確認するところから始めましょう。

提出が必要な場合は、職務要約で全体像を示すところから始めます。

そのうえで職務経歴に件数や期間といった数字を添えれば、経験は正しく伝わります。

そして何より大切なのは、立派な実績を並べることではなく、日々の業務で何を考え、どう動いたかを具体的に書くことだと感じています。

書き上げたら提出の前に一度読み返し、顧客情報や社外秘の数字が含まれていないかどうかも、あわせて確認しておいてください。

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