電話のかけ方のマナー｜望ましい時間帯と名乗りから用件までの流れ

「電話をかけるとき、どの時間帯なら失礼にならない？」
「名乗ってから、どんな順番で話せばいいの？」
「相手が不在だったときは、どうすれば」

電話をかけるという行為は、相手の時間を突然もらうことでもあるため、実は電話を受けるとき以上に細やかな配慮が求められます。

とくにコールセンターの業務では、折り返しの連絡や商品の案内など、こちらから電話をかける場面が数多くあります。

だからこそ、まず押さえておきたいのは、かける前に用件を整理し、相手の都合を確認してから本題に入るという流れです。

この記事では、電話をかける前にやっておきたい準備から、望ましい時間帯、名乗りと用件の伝え方、相手が不在だったときの対応までを解説します。

電話をかける前に準備すること

まずは、実際に受話器を取る前にやっておきたい準備から押さえておきましょう。

用件を整理してから電話をかけるという準備

電話をかける前に必ずやっておきたいのが、これから伝えたい用件を、頭のなかで整理しておくことです。

なぜなら、話しながら考えていると、話の要点が定まらないまま長引き、相手の貴重な時間を無駄に奪ってしまうからです。

伝えたいことが複数あるなら、あらかじめ箇条書きにして、どの順番で話すかまで決めておきましょう。

あわせて、相手から質問されそうな内容をあらかじめ予想し、その答えを手元に用意しておくと安心です。

こうした準備さえできていれば、たとえ緊張していたとしても、落ち着いて話を進めることができます。

整理してからかけることが、電話のかけ方で最も大切な準備です。

メモと相手の情報をそろえて電話をかける

準備のもう一つが、内容を書き留めるための道具と、かける相手の情報をそろえておくことです。

なぜなら、会話が始まってから慌ててメモを探していては、その間に相手の大切な返事を聞き逃してしまうからです。

また、相手の会社名や部署の名称、氏名の正しい読み方についても、あらかじめ確認しておきましょう。

なぜなら、相手の名前を間違えて呼びかけてしまえば、たったそれだけで印象を大きく損ねてしまうからです。

これまでのやり取りの記録が残っているなら、ひと通り目を通してからかけると、そのぶん話が早く進みます。

そろえておくことが、電話をかけるときの基本の備えになります。

電話をかける時間帯のマナー

続いて、いつかけるべきなのかという、時間帯に対する配慮を見ていきましょう。

電話をかけるのに望ましい時間帯

一般に、電話をかけるのに望ましいとされているのは、午前であれば10時から11時半ごろまでの時間帯です。

午後であれば、2時から5時ごろまでが、比較的落ち着いて話を聞いてもらえる時間帯だといわれています。

なぜなら、この時間帯であれば、多くの職場ですでに通常の業務が動き始めているからです。

もちろん、相手の業種によって忙しい時間帯は変わるため、わかる範囲で合わせられるとより丁寧になります。

とはいえ、緊急を要する用件であれば、時間帯にこだわらず、すぐに連絡すべき場合もあります。

時間を選ぶことが、電話をかけるときのマナーの基本です。

電話をかけるのを避けたい時間帯

反対に、できるだけ避けたいのが、相手の会社が始業した直後の時間帯です。

なぜなら、朝礼や連絡事項の確認、メールの処理などで、多くの職場が慌ただしくしているからです。

また同じ理由から、昼休みにあたる時間帯や、終業の間際についても、避けるのが無難だといえます。

とくに週明けや連休明けの朝は、休みの間にたまった業務に追われ、忙しくしていることが予想されます。

どうしてもやむを得ず業務時間外にかける場合は、朝早くに恐れ入ります、と一言添えるようにしましょう。

配慮を示すことが、電話をかける時間帯で気をつけたい点になります。

時間帯	電話をかける可否の目安
午前10時〜11時半	望ましい時間帯
午後2時〜5時	望ましい時間帯
始業直後・終業間際	慌ただしいため避けたい
昼休みの時間	休憩中のため避けたい

電話のかけ方の基本の流れ

ここからは、実際に電話がつながってからの流れを、順番に沿って見ていきます。反対に受電時の名乗り方は、電話を受けるときの第一声と名乗り方で確認できます。

名乗りから始める電話のかけ方の手順

電話がつながったら、まずは挨拶をしてから、自分のほうから名乗るのが基本になります。

お世話になっております、株式会社○○の△△と申します、というように続けるのが定型の形になります。

そのうえで、○○部の□□様はいらっしゃいますでしょうか、というように取り次ぎをお願いします。

担当者につながったら、最初に電話に出た人とは相手が変わっているため、もう一度きちんと名乗り直しましょう。

なぜなら、最初に名乗った相手と、これから用件を話す相手は別の人だからです。

名乗り直すことが、電話のかけ方で抜けやすい手順です。

用件を伝える前に都合を確認する電話のかけ方

名乗り直したあとは、すぐに本題へ入るのではなく、まず相手の都合を確認しましょう。

ここで、今、少々お時間よろしいでしょうか、という一言があるだけで、相手への配慮が確実に伝わります。

なぜなら、相手は会議の直前や外出の間際かもしれず、こちらの都合だけで話を進めてしまうのは失礼だからです。

もし都合が悪いと言われたら、それでは改めます、と伝えたうえで、都合のよい時間を尋ねましょう。

そのうえで用件に入るときは、○○の件でご連絡いたしました、というように主題を先に示します。

都合を尋ねることが、電話をかけるときに欠かせない配慮になります。

相手が不在だったときの電話の対応

かけた相手が席を外していて不在ということも、当然ながら起こります。

不在のときは戻り時間を尋ねるという電話のマナー

担当者が不在だと言われたら、まずは戻ってくる予定の時間を尋ねましょう。

そのうえで、それでは改めてこちらからお電話いたします、と伝えるのが基本の形になります。

なぜなら、そもそも電話をかけたのはこちらの都合であり、相手に折り返しの手間をかけるのは筋が通らないからです。

とくに謝罪やお願いごとの用件では、折り返しを頼むこと自体が失礼にあたってしまう場合があります。

そうした場合には、時間を改めたうえで、必ずこちらからかけ直すようにしてください。

かけ直すことが、不在のときの電話の基本のマナーです。

折り返しを頼むときの電話の伝え方

とはいえ、急ぎの用件などで、やむを得ず折り返しをお願いする場面もあります。

その場合に絶対に忘れてはならないのが、自分の連絡先を伝えることです。

折り返しますと言ってもらえたにもかかわらず、自分の番号を伝えないまま切ってしまうのは、新人によくある失敗です。

そのため、会社名と自分の名前、そして電話番号を、相手が書き留められるようゆっくり区切って伝えましょう。

あわせて、自分と連絡がつきやすい時間帯も添えておくと、相手はより動きやすくなります。

連絡先を伝えることが、折り返しを頼む電話で外せない手順になります。

電話をかける流れ	内容
1. 挨拶と名乗り	お世話になっております、株式会社○○の△△と申します
2. 取り次ぎの依頼	□□様はいらっしゃいますでしょうか
3. 再度の名乗り	担当者に代わったら、もう一度名乗る
4. 都合の確認	今、少々お時間よろしいでしょうかと尋ねる
5. 用件と復唱	○○の件でと主題を先に示し、決まったことを復唱する