催促の仕方と例文集｜返事がこないときの角が立たない伝え方
催促の仕方と例文集｜返事がこないときの角が立たない伝え方
催促の仕方と例文集｜返事がこないときの角が立たない伝え方「返事がこないけど催促していいのか分からない」
「急かしていると思われたくない」
「何日待ってから送ればいいの」
催促が苦手な人の多くは、**送るかどうかで悩んでいるうちに時間だけが過ぎていく**という状態に陥っています。
しかし相手の側から見たとしても、連絡がないまま放置されてしまうほうが困ります。
見落としているだけかもしれず、そうであるならば早く知らせるほうがはるかに親切になります。
催促は急かす行為ではなく、こちらの状況を伝えて相手の判断を助けるための連絡です。
この記事では送るタイミングと、そのまま使える例文を場面別に整理していきます。
社内から取引先、友人まで相手ごとの言い回しもあわせて示していきます。
催促を送るタイミング
催促を送るタイミングまずは、いつ送るべきなのかという基準を決めておきます。
基準さえあれば、送るかどうかで迷う時間そのものを減らせます。
催促までに待つ日数の目安
社内のチャットであれば、丸一日ほど待って返事がなければ送ってしまって構いません。
メールの場合であれば、二営業日から三営業日ほどが目安になります。
取引先で相手が確認を要する内容であれば、三営業日から一週間ほどは見ておきます。
社内で決裁を取る必要がある案件では、想定より時間がかかることも珍しくありません。
なお期限が決まっている案件であれば、期限の二日前までには必ず一度確認してください。
当日になってから連絡しても、相手には対応する時間そのものが残っていません。
| 手段・相手 | 待つ目安 |
|---|---|
| 社内チャット | 1日 |
| 社内メール | 2〜3営業日 |
| 取引先メール | 3営業日〜1週間 |
| 期限がある案件 | 期限の2日前まで |
催促のタイミングは相手や手段で変わるため、あらかじめ目安を決めておくと迷いません。
催促を早めるべき場面
日数の目安に関わらず、すぐに確認したほうがよいという場面もあります。
待つべきかどうかは日数ではなく、放置した場合の影響で判断してください。
こちらの作業が止まっているのであれば、待っている時間そのものが損失になります。
遠慮している数日のあいだにも、締め切りは確実に近づいてきます。
相手の返事を待って動く人が他にいるという場合も、早めに動いてください。
自分ひとりの問題として抱え込むと、影響が広がってから発覚することになります。
期限が迫っているのであれば、遠慮せずその日のうちに送って構いません。
催促を我慢して困るのは自分だけではないため、影響が広がる前に確認してください。
催促の基本の型
催促の基本の型どのような場面であっても、組み立ての手順そのものは同じになります。
あとは例文に当てはめていくだけで完成します。
催促に入れるべき四つの要素
まずは何についての連絡なのかを示し、次に前回いつ送ったのかを添えていきます。
そのうえで現在の状況を確認して、最後に期限や希望を伝えるという流れになります。
責めるような言い方は避け、行き違いの可能性に触れておくと角が立ちません。
相手が見落としていただけの場合、その一言があるだけで謝りやすくなります。
| 要素 | 例文 |
|---|---|
| 件名の確認 | 先日ご相談した見積もりの件です |
| 前回の日付 | 5日にご連絡しておりました |
| 状況の確認 | その後いかがでしょうか |
| 期限や希望 | 今週中にご返答いただけますと助かります |
催促の型は件名と日付と状況と期限という四つを並べるだけで組み立てられます。
催促で避けたい表現
「まだですか」「どうなっていますか」は、責めているように受け取られます。
同じ内容でも「その後いかがでしょうか」に変えるだけで印象が変わります。
また「お忙しいところ恐れ入りますが」を頭に置くことで、相手の状況に配慮する姿勢が伝わります。
実際に忙しいかどうかにかかわらず、この一言があるだけで受け取り方は変わります。
| 避けたい言い方 | 言い換え |
|---|---|
| まだですか | その後いかがでしょうか |
| どうなっていますか | 状況をお伺いできますでしょうか |
| 返事をください | ご返答いただけますと幸いです |
| お願いしたはずですが | 行き違いでしたら申し訳ありません |
催促で使う言葉を変えるだけで、同じ内容でも受け取られ方は大きく変わります。
相手別の催促の例文
相手別の催促の例文相手によって、丁寧さの度合いを調整していく必要があります。
そのまま使える形で、例文を挙げていきます。
社内への催促の例文
社内が相手であれば、簡潔に用件だけを伝えるほうが好まれます。
「先日の件、その後いかがでしょうか」という一文で十分に伝わります。
上司に対しては「お手すきの際にご確認いただけますか」と添えると柔らかくなります。
相手の予定を尊重する姿勢が伝わるため、急かされたという印象になりません。
同僚が相手であれば、「例の件どうなってる」程度でも問題はありません。
| 相手 | そのまま使える例文 |
|---|---|
| 上司 | 先日の件、お手すきの際にご確認いただけますでしょうか |
| 同僚 | 例の件、その後どうなってる？ |
| 他部署 | 先日ご依頼した件、進捗をお伺いできますか |
| 後輩 | 頼んでた件、状況だけ教えてもらえる？ |
社内への催促は簡潔さが優先されるため、一文か二文でまとめてください。
取引先への催促の例文
社外の相手に対しては、クッション言葉を置いてから本題へ入ります。
「お忙しいところ恐れ入ります」を頭に置き、そのあと件名と状況を伝えてください。
行き違いの可能性に触れておけば、相手が見落としていた場合も気まずくなりません。
期限が決まっている場合には、その日付についても明記しておきます。
| 状況 | そのまま使える例文 |
|---|---|
| 初回の催促 | お忙しいところ恐れ入ります。先日の件、その後いかがでしょうか |
| 行き違いに配慮 | 行き違いでしたら申し訳ありません。念のためご確認まで |
| 期限がある | 恐れ入りますが、20日までにご返答いただけますと助かります |
| 二度目の催促 | 重ねてのご連絡失礼いたします。状況をお伺いできますでしょうか |
取引先への催促ではクッション言葉と行き違いへの配慮を置けば、角は立ちません。
プライベートでの催促
プライベートでの催促仕事以外の場面では、また違う配慮が必要になります。
関係が続くぶん慎重に扱います。
友人や知人への催促の例文
親しい相手であったとしても、返事を急かされれば負担に感じるものです。
仕事と違って期限がない場合が多く、相手には後回しにする理由があります。
「もし決まってたら教えて」という形にすると、相手に判断を委ねられます。
日程調整であれば「いつまでに決めたい」という期限だけを伝えるという方法もあります。
返事を求めるのではなく、こちらの都合を共有するという形になります。
なお相手が返信できない事情を抱えている場合もあるため、二度目以降は間隔を空けてください。
返事がこない背景については既読無視の心理と次の連絡の仕方で扱っています。
友人への催促では期限だけを伝え、返すかどうかの判断は相手に委ねてください。
催促を繰り返すときの間隔
一度目で返事がない場合、次は少し間隔を空けてください。
仕事であれば二営業日から三営業日、プライベートであれば一週間ほどが目安です。
短い間隔で送ってしまうと、内容よりも催促そのものが問題として受け取られます。
毎日送るような形になれば、相手は返信することへの心理的な抵抗を強めていきます。
三度目まで返事がないのであれば、別の手段や別の相手を検討していく段階になります。
頼みごとを断られている可能性もあるため、断り方の考え方は断り方の例文集も参考になります。
| 回数 | 間隔の目安 | 言い方 |
|---|---|---|
| 一度目 | 1〜3営業日後 | その後いかがでしょうか |
| 二度目 | さらに2〜3営業日後 | 重ねてのご連絡失礼いたします |
| 三度目 | さらに1週間後 | お手数ですがご状況だけお知らせください |
| 四度目以降 | 手段を変える | 電話や別の担当者へ切り替える |
催促を繰り返すときは間隔を空け、三度目で反応がなければ別の手を考えてください。
催促してもよいか迷ったとき
催促してもよいか迷ったとき送るべきか判断がつかない場面での考え方です。
基準を持っておくと迷いません。
催促を我慢すると起きること
送らずに待ち続けていると、こちらの作業は止まったままになってしまいます。
そして相手は、こちらが困っていること自体に気づいていない場合がほとんどです。
そして期限が近づいてから慌てて確認すると、相手にも急な対応を強いることになります。
つまり早く送るほうが、双方にとって負担が小さくて済むということです。
言いにくいこと全般の考え方は言いにくいことの伝え方にまとめています。
催促を我慢するほど相手にも急な対応を強いることになるので、早めに送ってください。
催促する前に確認しておくこと
催促を送る前に、まず自分の送信履歴を確認しておいてください。
送ったつもりで下書きのままだったという例は珍しくありません。
相手が長期の休みに入っている可能性もあるため、不在の連絡が来ていないかも確認しておきます。
依頼そのものを断られている場合もあるため、過去のやり取りを一度読み返してください。
断られたことに気づかずに催促を送れば、相手を困らせるだけの結果になります。
催促を送る前に自分の送信履歴を確認しておくと、思わぬ行き違いを防げます。
催促の手段の選び方
催促の手段の選び方同じ内容でも、送る手段で伝わり方が変わります。
使い分けを整理します。
催促はメールとチャットのどちらか
記録として残しておきたい内容であれば、メールのほうが適しています。
急ぎであればチャットのほうが目に留まりやすいため、返事も早く得られます。
通知が届く手段かどうかという点で、両者には明確な差があります。
同じ手段で二度送っても反応がないという場合は、手段そのものを変えてみてください。
メールで届かないなら電話、チャットで反応がないならメールという形になります。
催促で二度反応がないときは、内容ではなく手段を変えるほうが効果があります。
催促を電話で行うとき
電話というのは相手の作業を強制的に止めてしまうため、急ぎの場合に限って使ってください。
かける前に、用件を一文でまとめておくと短時間で終わります。
不在であれば折り返しを求めるのではなく、こちらから改めるほうが相手の負担になりません。
折り返しを頼むと、相手は自分の予定を調整して電話する手間を負うことになります。
謝罪が必要な場面での伝え方は遅刻の謝り方の例文集で扱っています。
催促の電話は急ぎのときだけにし、用件を一文にまとめてからかけてください。
催促の仕方に関するFAQ
催促の仕方に関するFAQ催促で迷いやすい点を、質問の形にして整理しました。
相手ごとの違いもあわせて示していきます。
催促は何日待ってから送りますか？
社内チャットなら1日、メールなら2〜3営業日が目安です。
取引先で確認を要する内容であれば、3営業日から1週間ほど見ておきます。
催促で「まだですか」は使えますか？
使わないほうが無難です。
責めているように受け取られてしまうためです。
「その後いかがでしょうか」に変えるだけで印象が変わります。
取引先への催促はどう書きますか？
「お忙しいところ恐れ入ります」を頭に置き、件名と状況を伝えてください。
「行き違いでしたら申し訳ありません」を添えると角が立ちません。
二度目の催促はいつ送りますか？
仕事なら2〜3営業日、プライベートなら1週間ほど間隔を空けてください。
短い間隔で送ると、催促そのものが問題として受け取られます。
何度催促しても返事がこないときは？
三度目で反応がなければ、手段を変えるか別の相手を検討してください。
メールで届かないなら電話、チャットならメールという形になります。
催促する前に確認することはありますか？
まずは自分の送信履歴を確認してください。
送ったつもりで下書きのままだったという例は、決して珍しくありません。
相手が長期の休みに入っていないかも見ておきます。
友人への催促はどう伝えますか？
「もし決まってたら教えて」という形で、判断を相手に委ねてください。
日程調整であれば、いつまでに決めたいという期限だけを伝える方法もあります。
まとめ：催促は早いほうが双方にとって楽になる
まとめ：催促は早いほうが双方にとって楽になる催促は急かす行為ではなく、こちらの状況を伝えて相手の判断を助けるための連絡です。
目安としては社内チャットなら1日、メールなら2〜3営業日、取引先なら3営業日から1週間になります。
型としては件名、前回の日付、状況の確認、期限という四つを並べれば組み立てられます。
「まだですか」は避け、「その後いかがでしょうか」に置き換えるだけで印象は変わります。
催促は我慢するほど相手の負担も増えるので、迷ったら早めに送ってください。
